Università degli Studi dell'Aquila

Normativa di riferimento

Il D.lgs. n. 24/2023 (c.d. “decreto whistleblowing”), pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale n. 63 del 15.03.2023 e produttivo di effetti dal 15.07.2023, ha recepito la direttiva UE 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio inerente “la protezione delle persone che segnalano violazioni di disposizioni normative nazionali o dell’Unione europea” ed ha profondamente modificato l’istituto del whistleblowing, costituendo un Testo Unico dalla cui data di entrata in vigore hanno cessato di avere efficacia le previgenti disposizioni normative di cui all’articolo 54 bis del D.lgs. n. 165/2001; all’articolo 6, commi 2 ter e 2 quater, del D.lgs. n. 231/2001 ed all’articolo 3 della legge n. 179/2017.

Con delibera n. 311 del 12.07.2023, l’ANAC ha adottato le “Linee guida in materia di protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali”, sostitutive delle "Linee guida adottate dall’Autorità con Delibera n. 469/2021”.

Dopo l’entrata in vigore del D.lgs. n. 24/2023, l’Università degli Studi dell’Aquila con D.R. n. 1396 – 2024 del 31/10/2024, ha revisionato la propria procedura interna per la gestione delle segnalazioni di whistleblowing e emanato il “Regolamento per la gestione delle segnalazioni interne di whistleblowing”, previa consultazione delle OO.SS maggiormente rappresentative.

Chi può effettuare una segnalazione?

Possono effettuare la segnalazione in forma scritta od orale, per comunicare informazioni su possibili violazioni di cui siano venuti a conoscenza nell’ambito del contesto lavorativo dell’Università degli Studi dell’Aquila:

• dipendenti dell’Ateneo, a tempo indeterminato e determinato, nonché tutti coloro che hanno un rapporto collaborativo strutturato con l’Università degli Studi dell’Aquila;
• volontari e tirocinanti, retribuiti e non retribuiti, che prestano la propria attività lavorativa presso l’Università degli Studi dell’Aquila;
• dottorandi e assegnisti di ricerca, che operano presso l’Università degli Studi dell’Aquila, in quanto assimilabili ai tirocinanti;
• lavoratori o collaboratori che svolgono la propria attività lavorativa presso l’Università degli Studi dell’Aquila, che forniscono beni o servizi o che realizzano opere;
• lavoratori autonomi che svolgono la propria attività lavorativa presso l’Università degli Studi dell’Aquila (titolari di rapporti di lavoro autonomo; titolari di rapporti di collaborazione quali: rapporti di agenzia, di rappresentanza commerciale o altri che si sostanziano in una prestazione di opera continuativa e coordinata; rapporti di lavoro parasubordinato);
• liberi professionisti e consulenti che prestano la propria opera presso l’Università degli Studi dell’Aquila;
• dipendenti degli enti pubblici economici, degli enti di diritto privato sottoposti a controllo pubblico ai sensi dell’articolo 2359 del c.c., delle società in house, degli organismi di diritto pubblico o dei concessionari di pubblico servizio, che operano nel contesto lavorativo dell’Università degli Studi dell’Aquila;
• azionisti, da intendersi come persone fisiche che detengano azioni in un soggetto del settore pubblico con veste societaria (ad esempio, società in controllo pubblico, società in house, società cooperative, ecc.) operante nel contesto lavorativo dell’Università degli Studi dell’Aquila, che siano venuti a conoscenza di informazioni su possibili violazioni in ragione dei diritti di cui sono titolari e del loro ruolo;
• persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza presso l’Università degli Studi dell’Aquila (ad esempio, componenti del Consiglio di Amministrazione, del Nucleo di Valutazione, rappresentanti della componente studentesca negli organi universitari, ecc.), anche qualora tali funzioni siano esercitate in via di mero fatto.

Il whistleblower che riveste la qualifica di pubblico ufficiale o di incaricato di pubblico servizio è tenuto a denunciare anche alla competente Autorità giudiziaria i fatti penalmente rilevanti e le ipotesi di danno erariale, in virtù di quanto previsto dal combinato disposto dell’art. 331 c.p.p. e degli artt. 361 e 362 c.p.

Quali illeciti possono essere segnalati?

Possono essere oggetto di segnalazione:

• illeciti amministrativi, contabili, civili o penali;
• condotte che violino le norme richiamate dall’allegato 1 del D.Lgs. n. 24/2023, relative ai seguenti settori: appalti pubblici; servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; sicurezza e conformità dei prodotti; sicurezza dei trasporti; tutela dell’ambiente; radioprotezione e sicurezza nucleare; sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali; salute pubblica; protezione dei consumatori; tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi;
• atti e/o omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione di cui all’articolo 325 del Trattato sul funzionamento dell’Unione europea;
• atti e/o omissioni riguardanti il mercato interno che compromettono la libera circolazione delle merci, delle persone, dei servizi e dei capitali;
• atti e/o comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni di cui agli atti dell’Unione europea.

Possono essere oggetto di segnalazione, altresì, i fondati sospetti nutriti dal whistleblower, sulla base di elementi concreti, che riguardino violazioni commesse o che, benché non ancora consumate, potrebbero essere commesse nel contesto lavorativo dell’Università degli Studi dell’Aquila, nonché le condotte commissive e/o omissive volte ad occultare tali violazioni. Possono essere considerati fondati i sospetti ingenerati da condotte precise e concordanti, sintomatiche di una violazione.

Non sono assoggettate alla disciplina di cui al D.Lgs. n. 24/2023 e, quindi, non possono essere oggetto di segnalazione:

• contestazioni, rivendicazioni o richieste legate a un interesse di carattere personale del whistleblower, attinenti esclusivamente al suo rapporto individuale di lavoro oppure alle sue relazioni con figure gerarchicamente sovraordinate;
• violazioni già disciplinate, in via obbligatoria, da atti dell’Unione europea o nazionali ricompresi tra quelli indicati dall’allegato 1, parte II, del D.Lgs. n. 24/2023;
• violazioni in materia di sicurezza nazionale nonché appalti relativi ad aspetti di difesa o di sicurezza nazionale, a meno che tali aspetti rientrino nel diritto derivato pertinente dell’Unione europea;
• notizie palesemente prive di fondamento e informazioni che sono già totalmente di dominio pubblico o che sono frutto di indiscrezioni e vociferazioni scarsamente attendibili (c.d. “voci di corridoio”);
• mere irregolarità dell’azione amministrativa.

Le irregolarità di cui al comma 4 lett. e) del “Regolamento per la gestione delle segnalazioni interne di whistleblowing”, possono costituire “elementi concreti” di sospetto, di cui al comma 2 dello stesso Regolamento, allorché riconducibili a condotte precise e concordanti sintomatiche di una violazione che il segnalante, in buona fede, possa ritenere essere stata commessa o in procinto di essere commessa.

La segnalazione deve riguardare le possibili violazioni di cui il segnalante sia venuto a conoscenza:

• antecedentemente all’instaurarsi del rapporto di lavoro, nel corso del processo di selezione del personale o in altre fasi precontrattuali;
• durante il periodo di prova;
• in costanza del rapporto lavorativo. In tal caso, la segnalazione può essere effettuata anche successivamente allo scioglimento del rapporto di lavoro.

Quali sono i canali individuati per inoltrare una segnalazione?

I canali di segnalazione individuati dal D.Lgs. n. 24/2023 sono i seguenti:

• canale interno al soggetto pubblico;
• canale esterno, attivato e gestito in via esclusiva dall’ANAC, al cui sito istituzionale si rimanda;
• divulgazione pubblica;
• denuncia all’Autorità giudiziaria.

L’utilizzo del canale interno è prioritario rispetto agli altri in quanto più prossimo all’origine delle violazioni.

È possibile effettuare una segnalazione esterna se al momento della sua presentazione ricorre una delle seguenti condizioni:

• assenza, inattività o non conformità del canale interno di segnalazione alle previsioni normative;
• il whistleblower ha già effettuato una segnalazione interna senza che la stessa abbia ricevuto seguito nei termini di legge;
• il whistleblower ha fondati motivi per ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna, la stessa non riceverebbe un seguito efficace o determinerebbe un rischio di ritorsioni;
• il whistleblower ha fondato motivo di ritenere che la violazione oggetto della segnalazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.

È, altresì, possibile effettuare la segnalazione esterna nel caso in cui la persona coinvolta nella segnalazione sia il RPCT dell’Università degli Studi dell’Aquila.

Il segnalante può effettuare una divulgazione pubblica se al momento della divulgazione ricorre una delle seguenti condizioni:

• il whistleblower ha previamente effettuato una segnalazione interna e una esterna ovvero ha effettuato direttamente una segnalazione esterna, ricorrendo una delle condizioni innanzi precisate, senza aver ricevuto riscontro nei termini previsti dalla legge;
• il whistleblower ha fondato motivo di ritenere che la violazione segnalata possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse;
• il whistleblower ha fondato motivo di ritenere, sulla base di elementi concreti, che la segnalazione esterna possa comportare il rischio di ritorsioni o possa non avere un seguito efficace in ragione delle specifiche circostanze del caso concreto.

Accesso alla piattaforma Whistleblowing di ANAC

Quali sono i canali interni per l'inoltro di una segnalazione?

Le segnalazioni interne possono essere effettuate con le seguenti modalità:

• in forma scritta, tramite la piattaforma informatica oppure a mezzo del servizio postale;
• in forma orale, mediante un incontro diretto con il RPCT, previa richiesta del segnalante.

Le interlocuzioni tra RPCT e whistleblower hanno luogo con le seguenti modalità:

• nel caso di segnalazione tramite la piattaforma informatica, mediante la funzione di messaggistica nello stesso integrata;
• nel caso di segnalazione a mezzo posta, tramite il servizio postale;
• nel caso di segnalazione in forma orale, tramite il servizio postale o incontri diretti con il RPCT.

È necessario che la segnalazione sia il più possibile circostanziata per consentire ai soggetti preposti alla sua gestione di effettuare gli opportuni accertamenti. In particolare, devono risultare chiare:

• le circostanze di tempo e di luogo in cui si è verificata la violazione;
• la descrizione del fatto;
• le generalità della persona coinvolta o gli elementi utili a identificarla;
• se note, le generalità dei soggetti eventualmente in grado di riferire sui fatti segnalati;
• tutte le informazioni utili per accertare le possibili violazioni;
• le evidenze documentali in grado di fornire elementi di fondatezza ai fatti segnalati.

Il segnalante dichiara se intende comunicare i propri dati personali e, in caso affermativo, compila tutti i campi presenti nell’applicativo o, in caso di segnalazione a mezzo posta o orale, nell’apposita “Dichiarazione di identità”.

Il segnalante che dichiara di non voler comunicare i propri dati personali non può beneficiare delle misure di protezione di cui al Capo III del D.Lgs. n. 24/2023, attesa l’impossibilità di identificarlo e qualificarlo ai sensi dell’art. 3 comma 1 del “Regolamento per la gestione delle segnalazioni interne di whistleblowing”, e la segnalazione viene gestita dall’Università degli Studi dell’Aquila secondo quanto stabilito all’art. 23 del medesimo Regolamento.

Inoltro di una segnalazione in forma scritta mediante la piattaforma informatica

L’Università degli Studi dell’Aquila si è dotata di una piattaforma informatica liberamente accessibile dal sito istituzionale dell’Amministrazione. L’utilizzo della piattaforma informatica costituisce lo strumento prioritario per la trasmissione delle segnalazioni interne.

La piattaforma informatica prevede due distinte tipologie di utenti: il whistleblower; il ricevente (RPCT), che visualizza l’elenco delle segnalazioni acquisite dal sistema.

La piattaforma informatica:

• prevede la possibilità di inserire sia segnalazioni anonime che segnalazioni dichiarate. In fase di apertura della segnalazione, il whistleblower ha la possibilità di scegliere se fornire i propri dati identificativi. Se non forniti, può decidere di comunicarli successivamente;
• nel caso in cui il whistleblower abbia inserito i propri dati identificativi, il RPCT ha la possibilità di accedervi all’interno della segnalazione. Tali informazioni sono visualizzabili separatamente dai contenuti della segnalazione; al primo accesso ai dati identificativi, il sistema registra data e utenza;
• dispone di una funzione di messaggistica integrata, che consente al segnalante ed al RPCT di comunicare nella massima riservatezza e di trasmettere file.

Al termine del percorso di segnalazione verrà visualizzato un codice con cui il segnalante potrà accedere alla segnalazione inviata, dialogare con il RPCT e allegare documenti. È onere del whistleblower custodire accuratamente il codice: non è replicabile e, in caso di smarrimento, non sarà più possibile accedere alla segnalazione.

Il whistleblower può accedere alla propria segnalazione in qualunque momento per comunicare con il RPCT, trasmettere ulteriori informazioni/documenti e monitorarne l’esito.

Accesso alla piattaforma Whistleblowing di Ateneo

Inoltro di una segnalazione in forma scritta a mezzo del servizio postale

In via residuale, nel caso di malfunzionamenti temporanei dell’applicativo oppure di mancanza di familiarità/strumenti informatici, le segnalazioni possono essere trasmesse a mezzo del servizio postale, utilizzando:

• il "Modulo per la segnalazione di violazioni di disposizioni normative nazionali o dell'Unione Europea che ledono l'interesse pubblico o l'integrità dell'amministrazione pubblica, da cui il segnalante sia venuto a conoscenza nell'ambito del proprio contesto lavorativo", sezioni I, II, III;
• la “Dichiarazione di identità”, ove di interesse.

Il plico da trasmettere deve essere composto da due distinte buste da lettera, sigillate:

• la prima contenente il Modulo di segnalazione (sezioni I, II, III) con eventuale documentazione di supporto;
• la seconda contenente, ove di interesse, “Dichiarazione di identità” e una fotocopia del documento di identità del segnalante;

Il plico deve essere sigillato e indirizzato a:
Responsabile della Prevenzione della Corruzione e della Trasparenza dell’Università degli Studi dell’Aquila
Piazza Santa Margherita 2, 67100 – L’Aquila
con la dicitura esterna: “Riservato-Whistleblowing”.

Al ricevimento di plichi con tali caratteristiche, il personale addetto alla posta ne dà immediata comunicazione al RPCT, con la massima discrezione e nel rispetto dell’obbligo di riservatezza. Il RPCT, personalmente o tramite istruttore incaricato, ritira il plico e lo fa protocollare in forma riservata.

Le segnalazioni inviate a mezzo posta senza i dati personali del segnalante e/o prive della dicitura “Riservato-Whistleblowing” sono considerate ordinarie e gestite ai sensi dell’art. 23 del Regolamento.

Inoltro di una segnalazione in forma orale mediante richiesta di incontro diretto con il RPCT

In caso di segnalazione in forma orale, la tutela dell’identità del segnalante può risultare più debole, data la necessità di presenza fisica presso gli uffici dell’Università.

L’incontro diretto con il RPCT può essere richiesto a mezzo del servizio postale. Il segnalante:

• formula la richiesta, avvalendosi del “Modulo per la richiesta di incontro diretto …”;
• la inserisce in una busta con la dicitura esterna “Riservato-whistleblowing”, ai sensi dell’art. 12 commi 3, 4 e 5 del Regolamento;
• indirizza la busta al recapito indicato all’art. 12 comma 2.

Il RPCT avvisa il segnalante di aver ricevuto la richiesta entro 7 giorni dalla consegna (se trasmessa a mezzo posta) e comunica la data dell’incontro entro un termine ragionevole.

Se il richiedente non fornisce i dati identificativi, il RPCT non dà seguito alla richiesta (in quanto anonima) e la archivia, salvo quanto previsto dall’art. 23 del Regolamento.

Prima dell’audizione, il RPCT consegna l’informativa privacy e acquisisce il consenso a riportare gli esiti in un processo verbale. L’interlocuzione avviene sotto forma di domande (RPCT) e risposte (segnalante).

Al termine dell’incontro, il RPCT:

• comunica che le successive interlocuzioni avverranno via piattaforma, via posta o con ulteriori incontri; le comunicazioni postali sono allegate agli atti e custodite;
• redige processo verbale dell’incontro (anche avvalendosi dei modelli indicati) e, quale Custode dell’identità, acquisisce e custodisce il documento del segnalante separatamente dalla segnalazione;
• redige un processo verbale per ogni ulteriore incontro.

Tutti i processi verbali sono verificati e, se necessario, rettificati dal segnalante prima della sottoscrizione congiunta per ratifica e conferma; sono allegati agli atti e custoditi.

Quali sono i soggetti preposti alla gestione delle segnalazioni?

Il RPCT è il soggetto cui è affidato il compito di gestire, in autonomia, con imparzialità e indipendenza, il canale interno per la gestione delle segnalazioni di whistleblowing.

Nel rispetto dell’obbligo di riservatezza, il RPCT può sovrintendere personalmente all’istruttoria oppure affidarla, di volta in volta, a una o più unità di personale (“istruttori”), individuate con atto organizzativo. Il RPCT sottopone all’istruttore i documenti strettamente necessari, avendo cura di oscurare parti contenenti dati personali o riferimenti diretti/indiretti a segnalante, persona coinvolta, facilitatore o altri menzionati.

Gli istruttori:

• sono dipendenti dell’Università, specificatamente formati, e non appartengono all’Ufficio Procedimenti Disciplinari né al Collegio di disciplina;
• su incarico del RPCT, ritirano i plichi trasmessi a mezzo posta e li consegnano al Responsabile del protocollo ufficiale di Ateneo;
• accedono alle segnalazioni loro assegnate, anche separatamente dal RPCT, solo per le attività delegate;
• non possono riassegnare le segnalazioni ad altri istruttori;
• non possono accedere né ottenere l’accesso ai dati identificativi del whistleblower;
• sono tenuti al rispetto dell’obbligo di riservatezza.

Cosa succede se la segnalazione è stata inviata a un soggetto diverso da quello preposto alla sua gestione?

Qualora la segnalazione interna venga presentata a un soggetto diverso dal RPCT, questi provvede a inoltrargliela entro sette giorni dal ricevimento, dando contestuale avviso della trasmissione al segnalante. Il soggetto è tenuto al rispetto dell’obbligo di riservatezza.

Come vengono gestite le segnalazioni anonime?

Le segnalazioni dalle quali non è possibile ricavare l’identità del whistleblower sono considerate anonime.

Le segnalazioni anonime, ove circostanziate, sono equiparate a quelle ordinarie e come tali sono trattate e gestite secondo le procedure previste dall’ordinamento interno di Ateneo.

Alle segnalazioni anonime non si applicano le disposizioni normative previste dal Capo III del D.lgs. n. 24/2023.

L’Università registra le segnalazioni anonime ricevute attraverso il canale interno dedicato e le conserva unitamente alla documentazione, rendendo possibile rintracciarle qualora l’ANAC ne faccia richiesta per tutelare il segnalante che abbia comunicato di aver subito ritorsioni.

Quali sono le tutele in caso di segnalazione?

In favore dei soggetti legittimati a effettuare la segnalazione, come individuati dall’art. 3, si applicano le seguenti misure di protezione, previste dal Capo III del D.lgs. n. 24/2023:

• divieto di ritorsione;
• limitazioni della responsabilità;
• nullità delle rinunce e delle transazioni aventi ad oggetto i diritti e le tutele previste dalla legge in favore del whistleblower;
• misure di sostegno (informazioni, assistenza e consulenze sulle modalità di segnalazione e sulla protezione dalle ritorsioni), fornite a titolo gratuito da Enti del terzo settore individuati dall’ANAC;
• maggiori poteri sanzionatori in capo all’ANAC.

Beneficiano, altresì, delle misure di protezione di cui sopra:

• i facilitatori;
• le persone impiegate nel medesimo contesto lavorativo del segnalante, ad egli legate da uno stabile legame affettivo o di parentela entro il quarto grado;
• i colleghi di lavoro del segnalante, impiegati nel medesimo contesto lavorativo, aventi con questi un rapporto abituale e corrente;
• gli enti di proprietà del segnalante o per i quali lavora;
• gli enti che operano nel medesimo contesto lavorativo del segnalante.

Come sono trattati i dati personali?

I dati personali raccolti per gestire le segnalazioni di whistleblowing sono trattati dall’Università degli Studi dell’Aquila nel pieno rispetto della normativa vigente in materia.

• I dati personali che manifestamente non sono utili al trattamento di una specifica segnalazione non sono raccolti o, se raccolti accidentalmente, sono immediatamente cancellati.
• I soggetti preposti a ricevere e/o a dare seguito alle segnalazioni sono stati espressamente autorizzati dall’Università a trattare i dati acquisiti tramite il canale interno, ai sensi degli artt. 29 e 32, comma 4 del GDPR 2016/679 e dell’art. 2-quaterdecies del D.lgs. n. 196/2003.
• L’informativa al segnalante sul trattamento dei dati personali è pubblicata sul sito istituzionale dell’Amministrazione.
• Nella fase di ricezione e registrazione della segnalazione e sino al termine della fase conclusiva del procedimento non sono fornite informative sul trattamento dei dati personali ai soggetti interessati diversi dal segnalante; costoro non possono esercitare i diritti GDPR per il tempo e nei limiti in cui ciò sia misura necessaria e proporzionata.
• Se all’esito della fase conclusiva viene avviato un procedimento nei confronti di uno specifico soggetto segnalato, a quest’ultimo è resa l’informativa al segnalato sul trattamento dei dati personali, disponibile sul sito istituzionale.
• I diritti di cui agli artt. 15–22 del GDPR 2016/679 possono essere esercitati nei limiti dell’art. 2-undecies del D.lgs. n. 196/2003.